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现代人的时间都去哪儿啦?


来源:东莞郝医生爱心心理咨询 发布时间:2019-01-28 查看次数:

《抑郁的真相——如何走过情绪的低谷》连载三十一

 

现代人的时间管理很重要

现代人普遍忙碌,每个人身上都背负着各种不同的角色和责任,偏偏事情总爱凑在一起发生,让我们恨不得有三头六臂。但一天只有24小时,为减低忙碌的压力,时间管理的技巧就变得极为重要。

什么是艾森豪威尔法则

目前,各行各业都经常运用“艾森豪威尔法则”来进行时间管理。从名称就可以知道它跟美国第三四任总统艾森豪威尔有关。艾森豪威尔总统处事一丝不苟,为了日理万机,便把大小事情根据其“重要程度”与“紧急程度”,区分成四个象限的类别:轻、重、缓、急,借此排定优先顺序。如图十一。

 

表格中百分比的数字,代表大多数人做事的习惯:常把时间优先放在“重要程度高、紧急程度高”的急事(45%)。例如,赶出货、抢时效、危机处理、孩子生病等,整天好像救火队一样。至于“重要程度高、紧急程度低”的基本事务(5%),就常被忽略。例如,家人团聚、健康计划、进修等。人难免有一些惰性,明知道这些事情很重要,但只要时间不急迫,就会出现拖拖拉拉的心态。

比较恼人的是,生活里往往充斥一堆“重要程度低、紧急程度高”的小事。例如,突然有访客、临时有交办事项、忘记买东西、例行会议等,必须花费很多时间处理(假设这些事情占我们工作时间35%)。此外,也常在不知不觉中,花了不少时间做一堆“不重要也不紧急”的杂事(巧%)。例如,看电视、看报纸、聊天、玩手机。

换句话说,我们大多数的时间都在处理“紧急”的事,而不是“重要”的事。因为紧急的事多半与他人或时间期限有关,由于别人的催促,往往让事情变得急迫,在“救火”的同时,也增加许多压力。

时间管理的目标,就是重新调整时间分配的比例,如图中的百分比数字,把时间主要拿来处理“重要”的事。所以,“不紧急也不重要”(缓)的杂事,最好减少到3%,“紧急但不重要”(轻)的事,比重降到12%,而“重要程度高、紧急程度低”(重,50%)及“重要程度高、紧急程度高”(急,35%)的事情,则优先处理。

你的专属时间管理表

可以根据上述的分类,画一个自己专属的时间管理表,将生活当中的待办事项填入四个象限里,如图十二,让日常时间的安排更一目了然。

以精神科医生A为例。对一名精神科医生来说,每天最重要且紧急的事情是什么?当然是门诊、查病房,或处理上级突然交办的任务。这些都是紧急且重要的事情。

紧急但不重要的事情是什么呢?A医生经常必须参加某些会议、招待访客、接受某些临时的请托邀约、随时接听某些电话等。这些都是每天会发生的事务,不是重要的大事,但往往有时效性,必须尽速处理。

至于某些交际应酬、例行公事的报表填写、上网回信、闲暇嗜好等,就属于不重要又不紧急的事情了。

最容易忽略或拖延的,是那些很重要却不紧急的事情。例如,研拟医疗品质改善计划、撰写研究计划或论文、准备医院评鉴作业,还要抽时间去上医疗专业再教育课程;当然,还有运动健身、减重、家庭与朋友关系的经营等。这些都是A医生很重视,经常挂在心上的。但每天要面对这么多工作,这些是A医生很看重却不紧急的事,往往就被排到后面去,先处理眼前的急事再说。如果想要减轻内心压力,就必须学会时间管理,依照图十二的四宫格,将所有事情按照重要性和急迫性分类。通过表格可以提醒自己,事情有轻重缓急,必须严格进行时间的安排和分配,多花一点儿时间放在最重要且最紧急的事情上,并减少不重要且不紧急的零碎活动。

做好时间管理,并适度进行取舍,可以明显降低忙乱的压力,让生活品质大大提升。

 

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